本文由在地日本人撰寫。
對於以創新技術和理念謀求快速成長的日本新創企業而言，獲取優秀的全球人才是擴大業務的生命線。然而，在實際錄用外籍人才並向入國管理局提交COE（在留資格認定證明書）申請時，往往會因嚴格的審查而面臨「拒簽」，此類案例層出不窮。
本文將剖析剛在日本設立的新創企業為何在COE審查中處於結構性劣勢的根本原因。此外，還將徹底解說突破這層厚壁壘、合法且確保外籍人才入職的邏輯對策與舉證手法。
1. 阻礙新設企業的「類別4」結構性壁壘
日本入國管理局根據接納外籍人才的企業規模及法定報表提交紀錄（納稅紀錄），將審查難度劃分為「類別1至4」。
上市企業等所屬的類別1和類別2，因其企業穩定性已得到證明，可大幅免除提交文件。另一方面，剛剛設立且尚未迎來首個決算期的新創企業，則屬於審查最為嚴格的「類別4（新設企業）」。
入管局對類別4的企業，是建立在「是否為紙上公司（空殼公司）」、「是否為非法僱用外籍人員從事簡單勞動的幌子」這一強烈疑慮的前提下展開審查的。因此，除非企業主動提交連現有企業都不需要的「龐大且客觀的證明文件」，否則無法獲得許可。
2. 頻發的拒簽原因①：缺乏業務的連續性與穩定性
在新創企業的審查中，最常見的拒簽理由是審查官判定「懷疑該業務能否持續產生利潤，並持續向外籍員工支付不低於日本人的穩定薪資」。
需要的不是「熱情」而是「客觀證據」
諸如「將來用這款劃時代的APP拿下全球市場」、「擁有數十億日圓的市場規模」等抽象的商業計畫和創業者的熱情，完全無法說服審查官。需要的是累積目前手中的既定事實。
- 資金籌措證明： 不僅是創立時的資本額，還需要提供創業投資（VC）的投資協議書、金融機構的貸款決定通知書等能證明當前營運資金已到位的客觀證據。
- 獲利模式的具體性： 已經上線的服務業績，或者與潛在客戶已簽訂的「業務委託合約」、「買賣合約」等，出示能夠確定產生營業額的事實。
3. 頻發的拒簽原因②：缺乏擁有實體的「獨立辦公室」
創業初期的新創企業為了削減固定成本，經常在辦公室要求上受到入管法上的致命傷。如果被認定不存在用於持續經營業務的「獨立營業場所」，將立即被拒簽。
虛擬辦公室與商住兩用的陷阱
僅用於企業登記的虛擬辦公室，原則上不被允許用於COE申請。此外，如果將代表人家中的公寓作為總公司所在地，「居住空間」與「辦公空間」必須明確劃分（由牆壁或門完全隔開），並且如果沒有以法人名義簽訂的租賃合約或房東的使用同意書，將被判定為無實體企業。
4. 頻發的拒簽原因③：對專業工作「量」的質疑
外籍人才要取得工作簽證（技術・人文知識・國際業務等），必須「全職從事」與在大學等學到的專業知識高度相關的工作。
新創企業特有的「身兼數職」行不通
在資源極度匱乏的新創企業現場，很容易出現「雖然作為IT工程師錄用，但目前開發工作不多，現在銷售、商品打包、行政助理等雜務也由全員一起分擔」這種混亂狀況。
然而，如果在入管局審查中提交了暴露出這種實際情況的商業計畫，就會被判定為「不存在足夠需要專業性的工作量，存在從事簡單勞動的高風險」。必須提供每天8小時、每週5天，該外籍人才完全由「僅限專業工作」填滿的合乎邏輯的職務設計，以及印證這一設計的日常工作日程表。
新設企業COE申請・實務糾紛Q&A
- Q. 創辦人的個人資產（存款）能作為公司業務連續性的證明嗎？
A. 原則上，僅憑個人存摺餘額不被視為「公司資金」。如果要將個人資產投入業務，必須經過正式手續，作為對公司的「貸款」或「增資」，將資金轉移至法人的銀行帳戶，並反映在財務報表的數據上。 - Q. 在共享辦公空間（Co-working space）申請COE能獲批嗎？
A. 僅有不固定座位的共享空間被拒簽的可能性極高。即便是共享辦公室，也必須確保擁有本公司專用的「獨立房間」、可以上鎖、能夠懸掛公司名稱招牌（標識）等物理且排他性的獨占空間。
結論：將商業計畫轉化為「入管法上的要求」
日本新創企業要確保獲得外籍人才的COE，需要進行一項轉化工作：將新創企業特有的前景與願景，轉化為入國管理局能夠從法律上評估的「客觀事實（數據、合約、物理設施）」。
摒棄抽象的說明，邏輯嚴密地展示從物質事實中推斷出的業務穩定性。並且，針對入管局的疑慮（紙上公司或非法就業的風險），提前建構反證文件，是突破審查壁壘的唯一途徑。