본 기사는 현지 일본인이 작성했습니다.
해외 사업소로부터 일본 국내 거점(일본 현지법인, 지점, 영업소 등)으로 외국적의 우수한 직원을 부임시킬 때, 실무상 가장 널리 활용되는 재류자격이 바로 ‘기업내전근’ 비자입니다. 이 비자는 일반 취업 비자(기술·인문지식·국제업무)에서 엄격하게 요구되는 ‘대학 졸업 이상의 학력’이나 ’10년 이상의 실무 경력’ 같은 개인 특유의 백그라운드 요건이 면책되므로, 현장의 즉시 전력 인재를 신속하게 국내로 불러오기 위한 극히 강력한 법무적 수단이 됩니다.
그러나 개인 요건이 완화되어 있는 반면, 출입국재류관리청(입관)은 ‘파견 기관(해외)과 수용 기관(일본 국내) 간의 법적인 자본 관계’나 ‘본국에서의 근무 실태’를 매우 치밀하게 심사합니다. 제출 서류 패키지에 미비점이나 논리적 모순이 조금이라도 발견되면, 형식 요건 미달로 간주되어 불허가 처분이 내려집니다. 본 페이지는 기업내전근 비자의 확실한 취득을 위한 법정 요건, 자사의 위치를 좌우하는 ‘카테고리 구분’, 실무에서 그대로 사용할 수 있는 ‘필요 서류 리스트’, 그리고 신청부터 허가에 이르는 타임라인까지 실무의 모든 것을 망라한 신청 완전 가이드입니다.
1. 입관법·기준성령이 정하는 ‘3대 법정 요건’
기업내전근 비자를 적법하게 취득하기 위해서는 출입국관리 및 난민인정법(입관법) 별표 제1의2 및 법무성령(기준성령)으로 정해진 다음 3가지 절대 조건을 객관적 물증을 통해 입증해야 합니다.
① 기업 그룹 간 ‘자본 관계’의 입증
전근이 인정되는 파견 기관(해외)과 수용 기관(일본)의 관계성은 입관 실무상 다음 범위로 엄격히 한정됩니다. 단순한 업무 제휴나 자본 관계가 없는 프랜차이즈 계약, 혹은 임원만 공통으로 두고 있을 뿐인 상태 등은 일절 인정되지 않습니다.
- 본점과 지점 (예: 해외 법인의 일본 지점, 또는 영업소·사무소로의 이동)
- 모회사와 자회사 (파견 기관이 수용 기관의 의결권 50% 이상을 보유, 혹은 그 반대의 관계)
- 자회사와 자회사 (이른바 동일한 모회사를 둔 형제회사·그룹 기업 간의 인사이동)
- 모회사와 손회사, 및 손회사끼리 (간접적으로 50% 이상의 지배 관계가 있는 경우)
- 관련 회사로의 파견 (파견 기관이 수용 기관의 의결권 20% 이상 50% 미만을 소유하고, 재무 및 영업 방침에 대해 중대한 영향력을 가지는 법적 관계)
② 전근 전의 해외 근무 실적 (기준성령 제1호)
대상 외국적 직원이 일본으로 이동하기 직전에, 해외에 있는 본점, 지점, 기타 사업소에서 ‘연속하여 1년 이상’, 일반 취업 비자(기술·인문지식·국제업무)에 해당하는 전문적·기술적 업무에 종사하고 있어야 합니다.
기간 계산은 매우 엄격하며, 출장이나 단기 휴가로 인한 일시적인 출국을 제외하고, 실제로 해외 법인에 적을 두고 근무했던 실태가 요구됩니다. 또한, 공장 소형 라인에서의 단순 노동이나 매장에서의 단순 판매 접수와 같은 ‘현장 작업(단순 노동)’ 기간은 비록 1년 이상이라 하더라도 근무 실적으로 인정되지 않습니다.
③ 보수의 동등성 요건 (기준성령 제2호)
‘일본인이 종사하는 경우에 받는 보수와 동등액 이상의 보수를 받을 것’이 강행 규정으로 정해져 있습니다. 이는 수용 기업의 동일 직종 임금 체계, 또는 동종 업계의 일반적인 시장 시세와 비교하여 객관적으로 타당한 금액이어야 합니다. 또한, 기본급이나 상여금(보너스)은 보수에 포함할 수 있으나, 통근 수당이나 사택 비용처럼 ‘실비 변상’ 성격을 지닌 수당은 원칙적으로 보수액 산정 기준에서 제외되므로 주의가 필요합니다.
2. 심사 난이도를 결정짓는 ‘4가지 카테고리 구분’
입관 실무에서 일본 국내의 수용 기업(소속 기관)은 그 규모, 재무 상황, 신뢰도에 따라 ‘카테고리 1’부터 ‘카테고리 4’까지 4단계로 구분됩니다. 어느 카테고리에 속하느냐에 따라 제출해야 하는 서류의 양이나 입관의 심사 기간이 크게 달라집니다.
| 기업 카테고리 | 일본 수용 기업의 법정 조건 | 심사 특징 및 영향 |
|---|---|---|
| 카테고리 1 (Category 1) | ・일본 증권거래소에 상장되어 있는 기업 ・국가, 지방공공단체 ・고도인재 수용 우대 대상 공적 기관 | 소속 기관의 사회적 신용이 극히 높기 때문에, 입증 서류가 대폭 면제되며 원칙적으로 신속하게 처리됩니다. |
| 카테고리 2 (Category 2) | ・전년도의 ‘급여소득 원천징수영수증 등 법정조서합계표’에서, **원천징수세액이 1,000만 엔 이상**인 단체·개인 | 재무적 안정성과 납세 실적이 인정되어, 제출 서류가 일부 간소화됩니다. |
| 카테고리 3 (Category 3) | ・전년도의 ‘법정조서합계표’가 제출되었으나, 원천징수세액이 1,000만 엔 미만인 단체·개인 (일반적인 중소기업 등) | 표준적인 합규 심사. 기업 간의 자본 관계나 해외 회사의 재무제표 및 근무 실태를 증명하는 확실한 서면 증거 제출이 필요합니다. |
| 카테고리 4 (Category 4) | ・신설 회사 (설립된 지 얼마 되지 않아 전년도 법정조서합계표를 제출할 수 없는 기업) ・외국 정부의 재일 공관 등 | 가장 엄격한 실질적 심사. 기업은 향후 1년간의 상세한 사업계획서, 일본 내 사무실 임대차계약서 및 명확한 실경 사진을 제출해야 합니다. |
3. 신청에 필요한 제출 서류 패키지 (카테고리별)
재류자격인정증명서(COE) 신청 시 입관에 제출하는 서류의 구체적인 구성입니다. 자사의 카테고리에 적합한 증거 서류를 누락 없이 패키징하는 것이 불허가를 회피하기 위한 기초가 됩니다.
【모든 카테고리 공통 기본 서류】
- 재류자격인정증명서 교부신청서 (증명사진 부착)
- 반송용 봉투 (간이등기 요금 상당의 우표 부착)
- 신청인의 여권 사본
【카테고리 1·2 기업에 요구되는 고유 서류】
- 카테고리 1: 일본 회사 사계보(시키호) 사본, 또는 상장 기업임을 증명하는 서면 공문
- 카테고리 2: 전년도분 ‘급여소득 원천징수영수증 등 법정조서합계표’ 사본 (세무서 접수인이 찍힌 것)
- 공식 파견 명령서 또는 전근 명령서 (일본에서의 직무 내용, 파견 기간, 보수 총액이 명확히 기재된 것)
【카테고리 3·4 기업이 제출해야 하는 합규 물증 (풀 패키지)】
- 기업 간 법적 관계 입증 서류: 모자회사 지분 보유 관계를 증명하는 출자증명서, 해외 파견 기관의 주주명부 사본, 해외 모회사의 영업집조/상업등기증, 그리고 그룹 전체의 조직 계통도
- 해외 근무 경력 및 실태 입증 서류: 해외 법인 발행 재직증명서 (1년 이상의 재직 기간 및 구체적인 전문 직무 명시), 과거 12개월간의 급여 명세서 또는 개인소득세 완세(납부)증명서
- 일본 현지법인의 재무 및 개요 서류: 일본 회사의 등기사항증명서(법인 등기부등본), 정관 사본, 최근기 재무제표(대차대조표 및 손익계산서). *카테고리 4 신설 회사의 경우, 향후 1년간의 상세한 수지 예측이 포함된 ‘사업계획서’
- 일본 국내 사무실의 실질성 서류: 일본 사무실의 상업용 부동산 임대차계약서 사본, 사무실 내부 및 외관 컬러 사진 (회사 간판 및 전용 사무 책상·의자가 명확히 보여야 함)
- 계약서 및 법리 설명 문서: 일본 수용 기관과 해외 파견 기관 간 체결한 정식 ‘파견 계약서(Secondment Agreement)’, 그리고 내부에서 기안하여 전근의 필요성을 논리적으로 서술한 ‘기업내전근 이유서’
4. 신청 절차의 일반적인 흐름과 실무 시간표
외국적 직원을 해외에서 일본으로 초청할 때는 엄격한 법적 순서를 준수해야 합니다. 전체 심사 프로세스는 오랜 시간이 소요되므로, HR 부서는 사업 추진 계획에 맞춰 시간적 전직 계획(Front-loading)을 수립해야 합니다。
- 내부 준비 및 서류 수집 (약 1개월〜): 모자회사 간 파견 계약 체결, 해외 회사 직원의 납세 및 재직 기록 조달, 내부 일본 사업계획서 작성.
- 向입관에 COE 신청서 제출: 구축된 합규 서류 패키지를 일본 수용 기업의 소재지를 관할하는 출입국재류관리국에 제출합니다.
- 입관의 실질적 심사 (약 1개월〜3개월): 카테고리 1과 카테고리 2의 담보 기업은 신용도가 높아 통상 수주일에서 1개월 이내에 신속하게 처리됩니다. 카테고리 3과 카테고리 4의 기업은 심층 심사가 필요하여 통상 2~3개월이 소요됩니다.
- COE 발급 및 해외 송부: 허가 후 입관이 일본 기업에 COE 원본을 발급하면, 일본 기업은 원본 우편 송부 또는 전자 파일 전송 형식으로 해외 직원에게 전달합니다.
- 주외 일본 대사관·영사관 비자 신청: 직원은 COE와 여권을 지참하여 해당 국가의 일본 대사관 또는 영사관에 방문해 입국 비자를 신청합니다 (통상 수일에서 2주 소요).
- 일본 입국 및 공식 근무 시작: 직원이 일본에 도착하여 입국 공항에서 즉시 재류 카드를 발급받으면, 일본에서의 취업 활동을 합법적으로 시작할 수 있습니다.