일본 기업내전근 비자에서 ‘경영·관리’로: 외국인 사원의 임원 취임 시 법무 절차와 리스크 회피

본 기사는 현지 일본인이 작성했습니다.

해외 본사에서 ‘기업내전근(주재원)’ 재류자격(비자)으로 부임한 우수한 외국인 사원이 일본 법인에서의 실적을 높이 평가받아 현지 법인(자회사나 합작회사)의 ‘임원’으로 승진 및 취임하는 사례는 글로벌 기업의 조직 개편에서 빈번하게 발생합니다.

하지만 여기서 기업의 인사 및 법무 부서가 빠지기 쉬운 치명적인 컴플라이언스상의 함정이 존재합니다. 그것은 ‘기업내전근 비자를 유지한 채, 회사법상 임원으로서 경영 업무를 수행하게 하는 것은 출입국관리법 위반(자격외활동)에 직결된다’는 법적 사실입니다. 기업내전근 비자는 어디까지나 본사의 지휘 명령하에 전문적·기술적 업무에 종사하는 ‘종업원(고용 계약)’으로서의 활동만을 허가하는 것이며, ‘경영자(위임 계약)’로서의 의사결정 활동은 일절 포괄하지 않습니다. 본 기사에서는 비자 변경이 절대적인 의무가 되는 ‘임원’의 법적 경계선과, 최신 법 개정을 반영한 엄격한 요건, 그리고 불법취업 리스크를 완전히 배제하기 위한 실무 타임라인을 망라하여 해설합니다.

1. 비자 변경이 필요한 ‘임원’의 명확한 법적 경계선

실무상 사내 직함이 ‘임원’이나 ‘디렉터’로 올라갔다고 해서 모든 경우에 즉시 비자 변경이 필요한 것은 아닙니다. ‘회사법상의 법정 임원인지 여부(등기 유무)’, 그리고 ‘실질적으로 경영·관리를 수행하고 있는지’가 판단의 분수령이 됩니다.

① [변경 필수] 법무국에 등기되는 ‘법정 임원’

주주총회의 결의를 거쳐 다음의 직책에 취임하고, 회사의 상업등기부(이력사항전부증명서)에 이름이 기재되며, 회사와 ‘위임 계약’을 맺을 경우에는 예외 없이 ‘경영·관리’ 비자로의 변경 절차가 필수입니다.

• 대표이사 (사장)
• 이사 (사내·사외 불문)
• 감사
• 외국 법인 일본 지점의 ‘일본 내 대표자’

② [현상 유지 가능] 종업원으로서의 성격이 강한 직함

반면, 사내 호칭으로 ‘임원’이라는 단어가 사용되더라도 회사법상 등기 임원이 아니며, 회사와의 관계가 ‘고용 계약’에 기반하고 이사회나 대표이사의 지휘 명령하에 특정 부서를 총괄하는 것에 불과한 경우에는 계속해서 ‘기업내전근 비자’나 ‘기술·인문지식·국제업무 비자’ 상태로 활동할 수 있을 가능성이 높습니다.

• 집행임원: 법정 임원(이사)을 겸임하지 않는다면, 통상적으로 ‘종업원의 최상위’라는 법적 위치에 해당하므로 현재의 비자를 유지할 수 있는 경우가 대다수입니다.
• 본부장·사업부장·지점장: 회사 전체의 경영 의사결정권을 갖지 않고, 부여받은 예산 내에서 일개 부서를 관리하는 근로자로 간주됩니다.

2. 절대로 피해야 할 ‘자격외활동(불법취업)’의 트랩

인사 부서가 가장 경계해야 할 것은 ‘주주총회에서 이사로 선임되고 등기가 완료된 다음 날부터 비자 변경을 기다리지 않고 경영 업무를 시작하게 만드는 것’입니다.

일본 입관법 제19조에서는 부여받은 재류자격 이외의 수입을 수반하는 사업을 운영하는 것을 엄격하게 금지하고 있습니다. ‘경영·관리’ 비자로의 변경 허가가 나오기 전에 이사회에서 의결권을 행사하거나, 대표인감을 찍어 대외적인 계약을 체결하는 행위는 ‘불법취업(자격외활동)’을 구성합니다. 이것이 발각될 경우, 외국인 사원 본인의 비자 변경이 불허가될 뿐만 아니라 최악의 경우 강제 퇴거 사유에 해당하며, 기업 측 역시 ‘불법취업조장죄’의 대상으로서 사회적 신용을 완전히 실추시킬 리스크를 안게 됩니다.

3. [완전 타임라인] 주주총회부터 비자 취득까지의 실무 절차

상기 법적 리스크를 완전히 배제하기 위해서는 회사법상의 절차와 입관법상의 절차를 다음의 엄밀한 타임라인에 따라 진행해야 합니다.

1. 주주총회 결의 및 취임 승낙: 주주총회에서 해당 외국인 사원을 이사로 선임하는 결의를 하고, 취임 승낙서를 주고받습니다. 이 시점에서는 절대 ‘경영 업무’를 시작해서는 안 됩니다.
2. 법무국에서의 임원 변경 등기 (약 1~2주): 본점 소재지를 관할하는 법무국에 임원 변경 등기 신청을 합니다. 등기가 완료되고 ‘이력사항전부증명서’에 이름이 반영되기를 기다립니다.
3. 입관에 ‘재류자격변경허가 신청’ (약 2~4주): 등기부등본이나 주주총회의사록 등의 소명 자료를 첨부하여 입관에 ‘경영·관리 비자’로의 변경 신청을 합니다. 기나긴 심사 중에도 본인은 계속해서 ‘기업내전근 비자’ 허용 범위 내인 일반 종업원으로서의 실무만을 수행해야 합니다.
4. 새로운 비자 교부 및 경영 업무 개시: 입관으로부터 변경 허가가 내려와 새로운 재류카드(경영·관리)를 수령한 그날부터 비로소 합법적으로 ‘이사로서의 경영 업무’를 개시할 수 있습니다.

4. ‘경영·관리’ 비자 변경을 위한 엄격해진 신규 심사 요건

기존 기업내전근 비자에서 경영·관리 비자로 전환할 때, 입관은 ‘해당 일본 법인이 외국인 임원을 수용할 만한 사업 규모와 실태를 계속해서 갖추고 있는지’를 다시 한번 엄격하게 심사합니다. 특히 최근의 허가 기준 개정으로 인해 요건이 대폭 상향되었으며, 기업은 다음의 신규 기준을 충족하고 있음을 결산서나 의사록을 통해 객관적으로 입증해야 합니다.

• 사업 규모와 고용의 절대 요건: 자본금 또는 출자 총액이 3,000만 엔 이상이어야 하며, 동시에 일본에 거주하는 상근직원(일본인이나 영주자 등)이 1명 이상 고용된 체제가 유지되어야 합니다. 과거와 같은 ‘둘 중 하나만 충족하면 되는’ 선택제는 폐지되었으며, 현재는 양쪽 모두의 충족이 필수가 되었습니다.
• 독립된 사업장의 확보: 버추얼 오피스나 쉐어 오피스의 프리 어드레스가 아닌, 업무를 지휘 감독하기 위한 독립된 전용 오피스 물리적 공간이 확보되어 있어야 합니다.
• 임원 보수의 타당성: 회사법상의 절차(주주총회 결의 등)를 거쳐, 일본인이 동등한 경영 업무에 종사할 경우와 동등하거나 그 이상의 임원 보수가 합법적으로 결정되어 있어야 합니다.

5. 결론: 취임 등기와 비자 변경 사이의 ‘타임래그’를 통제하라

외국인 사원을 임원으로 등용할 때 가장 위험한 것은 ‘법무국에서의 등기가 끝나면 모든 절차가 완료되었다’고 인사 및 법무 부서가 오인하는 것입니다.

회사법상의 임원 취임과 입관법상의 취업 자격 부여는 전혀 다른 차원에서 진행되는 평행한 법 규제입니다. 주주총회에서의 선임부터 새로운 재류카드 수령까지는 물리적으로 1개월에서 2개월의 ‘컴플라이언스 공백 기간(타임래그)’이 반드시 발생합니다. 이 민감한 기간 동안의 업무 내용을 엄격하게 통제하고 최신 입관법에 준거한 동선을 구축하는 것만이 우수한 글로벌 인재를 보호하고 기업의 법적 방어선을 끝까지 지켜내는 유일한 조건이 됩니다.