本文由当地日本人撰写。
在日本国内创业时，为了控制初期费用而考虑使用“虚拟办公室”或“共享办公室（联合办公空间）”的外籍创业者非常多。然而，在经营管理签证的审查中，出入国在留管理局（入管局）对“营业场所的独立性与实体”的审查极其严格。
当下流行的灵活办公形态是一个巨大的雷区，只要漏掉一个法务上的要件，就会被视为“没有事业实体”，从而立即被拒签。本文将解说为了通过入管局审查，办公室必须具备的合法条件及客观的防卫策。
1. 虚拟办公室（仅租借地址）会被“拒签”
【摘要】使用没有物理空间的虚拟办公室申请签证是不可能的。在此提示入管局不予认可的法律理由。
结论是，使用不伴随物理空间的虚拟办公室申请经营管理签证，将100%被拒签。
① 不存在物理上的“事业据点”
经营管理签证的要件中明确规定“必须在日本国内确保用于经营事业的营业场所”。这指的是常设了电脑和办公桌，并且能够持续开展业务的“物理空间”。仅仅租借地址和电话号码（用于登记的地址）的虚拟办公室，从根本上就不满足这一大前提。
② 有空壳公司（皮包公司）的嫌疑
在过去，虚拟办公室曾被恶意利用，成为诈骗等犯罪的温床，或是为了非法就业而设立空壳公司。因此，入管局对没有实体的地址租借极其敏感，一旦发现，就会以“事业缺乏可信度”为由终止审查。
2. 在共享办公室获批的“3个绝对条件”
【摘要】开放的公共空间是不行的，但只要满足以下严苛条件的“专用单间”，就有可能被认可为营业场所。
另一方面，如果是设备齐全的共享办公室或租赁办公室，只要全部满足以下“3个严苛条件”，就有可能被认可为合法的营业场所。
① 确保完全独立的“专用单间”
开放的联合办公空间、自由工位（流动座位）、以及仅用简易隔板隔开的卡座都是拒签的对象。绝对条件是必须签约“从地板到天花板都有墙壁隔开、并且可以上锁的专属单间（私人办公室）”。必须是一个不与其他公司的人员或信息混杂的完全独立的空间。
② 拥有法人名义的“租赁合同（或使用合同）”
在租用办公室时，合同名义绝不能是代表人的个人名义，必须是“已成立的法人（公司）”。此外，不能仅仅是“设施的临时使用合同”，合同条款中必须能够明确解读出贵公司将专属使用该单间并持续开展业务。
③ 具备业务所需的“办公设备与设施”
该单间内必须常设用于经营的全部设备，如电脑、电话、打印机、互联网环境、办公桌等。向入管局提交资料时，必须从各个角度拍摄室内设备齐全的照片，以视觉方式证明“在这里可以立即开始开展业务的实体状态”。
3. 签约前的陷阱：“邮筒与招牌”的地雷
【摘要】即使确保了专用单间，审查中的“实态调查”中仍存在一些会导致拒签的细节陷阱。
即使成功签约了昂贵的单间也不能掉以轻心。入管局的审查官在进行实态调查（照片审查或实地确认）时，必定会检查一些细节条件。
① 能否切实接收寄给法人的邮件
必须要有贵公司专用的邮筒（带锁），或者有前台工作人员能确实将寄给法人的邮件分拣并转交的系统。如果环境导致无法接收来自入管局或税务署的重要官方通知，则不会被认可为营业场所。
② 能否悬挂公司名称的招牌（标识）
在大楼入口的指示牌以及单间的门上，能够悬挂标有“贵公司字号・法人名称”的招牌，是展示营业场所独立性的强有力证据。如果在合同上明文禁止悬挂独立招牌的共享办公室，在审查中将处于极度不利的地位。
4. 实务Q&A（合同期限与替代方案）
【摘要】解答实务上的疑问，如共享办公室的短期合同风险、以及将自家作为办公室时的法务要求。
Q. 选择以1个月为单位、可随时解约的共享办公室（订阅型）可以吗？
A. 拒签风险会增加，因为“事业的连续性”会受到质疑。入管局的前提是事业能稳定且长期地进行。选择在合同中明确规定至少数个月至1年的租赁期限，或包含自动续约条款的合同形态，是客观的防卫策。
Q. 不用共享办公室，申请“住宅兼作事务所”可以吗？
A. 可以。但是，生活空间和办公空间必须完全隔离（入口或动线分开，或者有明确的隔断），这是绝对条件。此外，如果是租赁公寓，必须以书面形式取得房东（或管理公司）同意“作为商业办公室使用”的承诺，擅自在仅限居住的物业进行商业登记将被拒签。
结论：轻率的办公室选择将成为“最大的成本”
为了省下几万日元的初期费用，签约了不符合入管法要件的共享办公室，结果导致签证被拒，白白浪费了几个月的房租和时间的创业者层出不穷。办公室的租赁合同是决定公司设立与签证申请成败的最重要决策之一。请不要只看外观是否漂亮或租金是否便宜，必须以“是否满足入管法的审查标准”的法务视角来严格筛选物业。