일본 취업비자: 외국인 사원의 ‘자진 퇴사’에 따른 기업의 신고 의무와 실무 절차

본 기사는 현지 일본인이 작성했습니다.

외국인 사원을 고용하는 기업에 있어 입사 시의 비자(재류자격) 신청만큼이나 법무상의 중요도가 높은 것이 ‘퇴직 시의 대응’입니다. 특히 ‘기술·인문지식·국제업무’ 등의 일본 취업비자를 가진 사원이 자진 퇴사했을 경우, 기업 측에는 법률로 정해진 엄격한 신고 의무가 발생합니다.

본 기사에서는 기업이 간과하기 쉬운 입국관리국(출입국재류관리청) 및 헬로워크에 대한 신고 의무와 이를 게을리했을 때 기업이 입게 될 심각한 법무 리스크, 그리고 적법한 퇴직 수속의 실무 절차를 철저히 해설합니다.

1. 기업이 지는 ‘두 가지 신고 의무’의 진실

외국인 사원이 퇴직(이직)했을 때 가장 혼동하기 쉬운 것이 ‘입관에 대한 신고’와 ‘헬로워크에 대한 신고’의 차이입니다. 일본의 법률에서는 다음과 같은 시스템을 취하고 있습니다.

원칙: 헬로워크에 ‘외국인 고용상황 신고’

노동시책종합추진법에 따라 모든 사업주는 외국인 사원이 이직했을 때 헬로워크에 대해 ‘외국인 고용상황 신고’를 할 의무가 있습니다. 고용보험의 피보험자인 경우는 ‘이직 다음 날부터 10일 이내’, 피보험자가 아닌 경우는 ‘이직한 달의 다음 달 말일’까지 제출해야 합니다.

【중요】 기업이 이 헬로워크에 대한 신고를 적법하게 실시하고 있는 경우, 입관법 제19조의 17에 정해진 출입국재류관리청에 대한 ‘중장기 체류자 수용에 관한 신고’는 면제됩니다(신고를 한 것으로 간주되기 때문).

예외: 입관에 직접 신고가 필요한 케이스

만약 어떠한 이유로 헬로워크에 신고하지 않았거나 고용보험 적용 제외로 수속이 지연되는 경우, 기업 측은 퇴직일로부터 ’14일 이내’에 출입국재류관리청으로 ‘소속기관 등에 관한 신고’를 직접 제출해야 합니다. 온라인(출입국재류관리청 전자신고 시스템)이나 우편을 이용하여 신속하게 완료해 주십시오.

2. 신고 의무를 게을리했을 때의 기업 측 페널티

퇴직 수속을 일본인 아르바이트생처럼 방치하거나 허위 보고를 한 경우, 기업 측에는 법적 벌칙뿐만 아니라 향후 사업 전개에 직결되는 심각한 페널티가 부과될 가능성이 있습니다.

• 벌금형 적용: 헬로워크에 ‘외국인 고용상황 신고’를 게을리하거나 허위 신고를 한 경우는 30만 엔 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다.
• 불법 취업 조장 리스크: 퇴직한 외국인의 소재를 파악하지 않고 방치하는 것은 그 인재가 비자 기한까지 불법으로 체류·취업해 버리는 원인을 제공하여 기업 측의 관리 체제 자체가 의심받을 우려가 있습니다.
• 향후 외국인 고용 심사 악화(블랙리스트화): 신고 의무를 다하지 않은 기업은 입국관리국으로부터 ‘외국인 인재의 적절한 노무 관리를 하지 못하는 부적격 소속기관’으로 간주됩니다. 향후 새롭게 외국인을 채용하여 COE(재류자격인정증명서)를 신청할 때 극히 불리한 취급을 받아 불허가 리스크가 급증합니다.

3. 퇴직 시의 실무상 NG 행동과 필요 서류

외국인 사원의 퇴직 실무에 있어 기업이 절대 해서는 안 될 행동과 발행해야 할 서류를 정리합니다.

【절대 금지】재류카드나 여권 압수(보관)

“회사가 비자 스폰서가 되었으니까”라는 이유로 퇴직 시 재류카드나 여권을 반납하게 하려는 기업이 드물게 존재합니다. 이는 입관법 등을 위반하는 중대한 범죄 행위입니다. 재류카드는 본인에게 상시 휴대 의무가 있으므로 퇴직 후에도 본인이 계속 소지하는 것이 절대적인 룰입니다.

이직을 방해하지 않기 위한 서류 발행

퇴직한 외국인이 다음 기업에서 합법적으로 취업비자의 ‘소속기관 변경’이나 ‘갱신’을 진행하기 위해서는 이전 직장의 객관적인 증명 서류가 필수적입니다. 퇴직 시에는 다음 서류를 신속하게 본인에게 교부해 주십시오.

• 퇴직증명서(이직표)
• 원천징수표(다음번 비자 갱신·변경 심사에서 필수가 됩니다)

4. 퇴직하는 외국인 ‘본인’에 대한 법무 지도

기업 측의 수속과는 별개로 퇴직하는 외국인 본인에게도 법적인 의무가 발생합니다. 적절한 노무 관리의 일환으로서 퇴직 면담 시에 다음 두 가지를 반드시 지도하고 서면 등으로 확실히 전달할 것을 권장합니다.

• 본인에 의한 ’14일 이내 신고’ 의무: 기업 측이 헬로워크에 신고를 하더라도 외국인 본인은 퇴직 후 14일 이내에 스스로 출입국재류관리청에 ‘소속기관 등에 관한 신고(이직)’를 할 의무가 있습니다.
• ‘3개월 이내 재취업’ 룰: 취업비자를 유지한 채 퇴직 후 3개월 이상 정당한 이유 없이 무직 상태가 지속되면 비자 취소 대상이 됩니다. 신속하게 다음 취업처를 찾도록 독려하는 것이 불필요한 트러블을 막는 방파제가 됩니다.

외국인 사원의 퇴직 수속은 단순한 사내 인사 노무 처리에 그치지 않고 국가의 입관 행정과 직결되어 있습니다. 컴플라이언스를 철저히 하고 정확한 신고와 서류 교부를 실시하는 것만이 기업의 법적 안전성을 높이는 유일한 접근법입니다.