日本工作签证：外籍员工离职时的企业申报义务与合规实务流程

本文由当地日本人撰写。

在雇用外籍员工的企业中，与入职时的签证（在留资格）申请具有同等法务重要性的，便是“离职时的应对”。特别是持有“技术·人文知识·国际业务”等日本工作签证的员工因个人原因离职时，企业方必须履行法律规定的严格申报义务。

本文将彻底解析企业容易忽视的向出入国在留管理局及Hello Work（公共职业安定所）的申报义务，怠慢该义务给企业带来的严重法务风险，以及合规的离职办理实务流程。

1. 企业必须承担的“两项申报义务”之真相

当外籍员工离职时，最容易混淆的便是“向入管局申报”与“向Hello Work申报”的区别。日本法律对此有如下规定：

原则：向Hello Work提交“外国人雇佣状况申报”

根据《劳动施策综合推进法》，所有雇主在外籍员工离职时，均有义务向Hello Work提交“外国人雇佣状况申报”。若员工加入了雇佣保险，必须在“离职次日起的10日内”提交；若未加入，则必须在“离职当月次月的最后一天”前提交。

【重要】 如果企业依法向Hello Work完成了该申报，那么根据入管法第19条之17的规定，无需再向出入国在留管理局提交“关于接收机构的申报”（将被视为已完成申报）。

例外：需要直接向入管局申报的情况

如果出于某种原因未向Hello Work进行申报，或是因不适用雇佣保险导致手续延迟，企业方必须在离职日起“14日内”，直接向出入国在留管理局提交“关于所属机构的申报”。请通过线上（出入国在留管理局电子申报系统）或邮寄方式迅速完成办理。

2. 怠慢申报义务给企业带来的处罚

如果像对待本国兼职人员那样对离职手续置之不理，或进行虚假申报，企业方不仅面临法律制裁，还可能遭受直接影响未来业务发展的严重处罚。

• 适用罚金刑： 未向Hello Work提交“外国人雇佣状况申报”或进行虚假申报的，可能会被处以30万日元以下的罚金。
• 助长非法就劳的风险： 放任不管、不掌握离职外籍人员的去向，可能导致该人才在签证到期前非法滞留或非法工作，进而令企业的管理体制本身受到追责。
• 未来外籍人员招聘审查恶化（黑名单化）： 未履行申报义务的企业，将被入国管理局视为“无法对外籍人才进行妥善劳务管理的不合格机构”。今后，当企业试图录用新的外籍人员并申请COE（在留资格认定证明书）时，将受到极度不利的对待，拒签风险会大幅飙升。

3. 离职实务中的绝对禁忌与必需文件

在此整理外籍员工离职实务中，企业绝对不能触碰的红线以及应当开具的文件。

【绝对禁止】扣留（没收）在留卡或护照

极少数企业会以“公司是签证担保人”为由，在员工离职时强行要求上交在留卡或护照。这是违反入管法等相关法律的严重犯罪行为。外籍人员有随身携带在留卡的法定义务，因此在离职后由本人继续保管是绝对的规则。

为不阻碍跳槽应发放的文件

离职的外籍人员要在下一家企业合法办理工作签证的“所属机构变更”或“续签”，来自前雇主的客观证明文件是必不可少的。离职时，请务必迅速向本人发放以下文件：

• 离职证明书（离职票）
• 源泉征收票（税务扣缴凭证，在下一次签证续签或变更审查中为必需文件）

4. 对离职外籍员工“本人”的法务指导

除了企业的相关手续外，离职的外籍员工本人也承担着法定义务。作为完善劳务管理的一环，强烈建议在离职面谈时对以下两点进行指导，并以书面等形式确切传达。

• 本人的“14日内申报”义务： 即使企业方已向Hello Work申报，外籍员工本人仍有义务在离职后14天内，自行向出入国在留管理局提交“关于所属机构的申报（离职）”。
• “3个月内重新就职”规则： 持有工作签证离职后，若无正当理由且超过3个月处于无业状态，签证将成为被取消的对象。督促其尽快找到下一份工作，是防范不必要纠纷的防波堤。

外籍员工的离职手续绝不仅仅是公司内部的人事劳务处理，更与国家的出入境管理行政直接挂钩。彻底贯彻合规操作，进行准确的申报与文件发放，才是提升企业法务安全性的唯一途径。