일본 취업비자: 내정자의 COE가 입사일에 늦을 때의 대처와 실무 절차

본 기사는 현지 일본인이 작성했습니다.

외국인을 채용할 때, 입국관리국의 심사 상황에 따라 COE(재류자격인정증명서) 교부나 재류자격 변경에 예상보다 많은 시간이 소요되어 예정했던 ‘입사일’에 맞추지 못하는 사례가 빈발하고 있습니다.

이러한 이레귤러가 발생했을 때 기업 측이 조급해하여 잘못된 지시를 내리면, 불법 취업 조장 등 중대한 컴플라이언스 위반으로 직결됩니다. 본 기사에서는 비자 허가 지연이 확정되었을 때 기업과 내정자가 취해야 할 적법한 대응 절차와 절대 해서는 안 될 NG 행동을 철저히 해설합니다.

1. 절대 금지: 관광비자로의 조기 입국 및 취업

해외에서 인재를 초청할 때 기업이 가장 빠지기 쉬운 심각한 실수는 “일단 관광비자(단기체재)로 입국시켜 사내 연수나 실무를 시작하게 하자”라는 판단입니다.

취업비자가 정식으로 허가되어 입국 시 상륙 허가를 받기 전까지는, 어떠한 형태라 하더라도 일본 국내에서 취업하는 것은 법으로 엄격히 금지되어 있습니다. 비록 ‘무급 연수’나 ‘견학’이라는 명목이더라도, 실질적으로 지휘 명령하에 업무에 종사하고 있다면 불법 취업으로 간주될 리스크가 높으며, 최악의 경우 본인뿐만 아니라 기업 측도 처벌(불법 취업 조장죄) 대상이 됩니다. COE가 발급될 때까지는 절대 일본에서의 업무를 시켜서는 안 됩니다.

2. 고용계약의 ‘입사일 변경’과 각서 체결

COE 지연이 확실해진 경우, 실무상 가장 먼저 해야 할 일은 ‘고용계약서의 입사일 수정’입니다.

입사일이 지났음에도 취업을 시작할 수 없는 상태를 방치하지 말고, 내정자와의 사이에서 “입사일을 ‘취업비자 취득 후 일본에 입국한 날(또는 허가가 내려진 날)’로 연기한다”는 내용의 각서(합의서)를 신속하게 체결하십시오. 이 절차를 진행함으로써 기업 측은 ‘노동계약 불이행’으로 인한 트러블을 방지하고, 내정자도 안심하고 비자 교부를 기다릴 수 있습니다. 또한 입국관리국에 대해서도 적절한 노무 관리를 하고 있다는 증명이 됩니다.

3. 일본 국내의 유학생을 채용할 경우의 ‘함정’

해외에서의 초청(COE)이 아니라, 이미 일본에 있는 유학생을 ‘유학비자’에서 ‘취업비자’로 변경 신청하는 도중에 입사일(4월 1일 등)을 맞이하게 되는 케이스에도 엄격한 주의가 필요합니다.

특례 기간 중의 ‘정사원 취업’은 불가

재류기한 만료일까지 변경 신청을 마쳤다면, 심사 결과가 나올 때까지 최장 2개월간의 ‘특례 기간’이 주어져 적법하게 일본에 체류할 수 있습니다. 하지만 새로운 취업비자 허가가 내려지기 전까지는 ‘정사원으로서 풀타임으로 일하는 것’은 불가능합니다.

졸업 후의 ‘아르바이트 계속’도 원칙적 위법

“비자가 나올 때까지 이전처럼 아르바이트(주 28시간 이내)로 일하게 하자”라고 생각하는 것도 매우 위험합니다. 유학생이 학교를 졸업하거나 퇴학한 시점에서 본래의 활동 목적인 ‘유학’의 실태가 사라지기 때문에, 부수적으로 주어졌던 ‘자격 외 활동 허가’의 효력도 상실되는 것으로 해석됩니다. 졸업 후 비자 대기 상태에서 일을 시키는 것은 불법 취업으로 직결됩니다.

4. 해외에 있는 상태에서의 ‘원격 업무(리모트 워크)’라는 선택지

만약 해외에 있는 내정자에게 어떻게든 예정된 날짜부터 업무에 참여하게 하고 싶은 경우, “일본에 입국하지 않고 모국(해외)에 체류한 채 원격으로 업무를 수행한다”는 접근법이 존재합니다.

본인이 해외에 있는 동안에는 일본의 입관법(불법 취업 규정)이 적용되지 않습니다. 단, 이 경우 일본의 ‘고용계약’으로 그대로 취급하는 것이 아니라, 현지 개인에 대한 ‘업무위탁계약’으로 일시적으로 계약을 다시 맺는 등 법적인 정리가 필요합니다. 세무 처리나 현지 노동법 적용 범위가 복잡해지므로, 실시할 경우에는 신중한 제도 설계가 요구됩니다.

5. 비자 심사가 장기화될 때의 대응 스탠스

입국관리국의 심사 기간은 신청 시기(봄철 등 바쁜 시기)나 추가 자료 제출 여부에 따라 크게 변동하며, 2~3개월 이상 걸리는 일도 드물지 않습니다. “아직 허가가 나지 않았느냐”며 입관에 과도한 독촉을 하는 것은 심사에 좋은 영향을 주지 않습니다.

기업이 취해야 할 가장 확실한 스탠스는, 내정자와 긴밀하게 연락을 취해 불안을 해소하는 것, 그리고 “허가가 내려지기 전까지는 절대 업무에 투입하지 않는다”는 법무상의 라인을 사수하는 것입니다. 컴플라이언스의 철저야말로 외국인 인재의 안정적인 장기 고용을 위한 첫걸음이 됩니다.