日本工作签证：内定者COE赶不上入职日时的合规应对与实务流程

本文由当地日本人撰写。

在录用外国人时，受出入境在留管理局审查进度的影响，COE（在留资格认定证明书）的签发有时会比预期耗费更多时间，导致无法赶上原定“入职日”的情况屡见不鲜。

面对这种突发状况，如果企业因焦急而给出错误的指示，将直接导致非法就劳助长罪等严重的合规违规。本文将彻底解析当确认COE延迟时，企业与内定者应当采取的合法应对流程及绝对不可触碰的红线。

1. 严厉禁止：持旅游签证提前入境或工作

企业最容易犯的严重错误是：“先让员工以旅游签证（短期滞在）入境，在公司开展内部培训或协助部分工作”。

在工作签证正式获批并在入境时获得上陆许可之前，法律严禁以任何形式在日本国内开展工作。即使以“无薪培训”或“见习”为名目，只要实质上在公司指挥命令下从事了业务，被认定为非法就劳的风险就极高。最坏的情况下，不仅员工本人，企业方也会成为处罚对象（非法就劳助长罪）。在COE签发并取得合法身份前，绝不能让其从事任何日本国内的业务。

2. 修改雇佣合同的“入职日”并签署备忘录

一旦确认COE无法按时签发，实务上首先需要做的是“修正雇佣合同中的入职日期”。

切勿放任“超过原定入职日却无法开始工作”的状态不管。企业应迅速与内定者签署一份备忘录（合意书），明确“入职日顺延至取得工作签证并实际入境日本之日”。通过这一手续，企业可以规避因“未能履行劳动合同”而引发的法律纠纷，内定者也能安心等待签证。同时，这也是向出入国在留管理局证明企业正在进行妥善劳务管理的有力证据。

3. 录用日本国内留学生时的“隐形陷阱”

如果不是从海外招聘，而是将已经在日本的留学生从“留学签证”申请变更为“工作签证”，且在审查期间迎来了入职日（如4月1日），则需要更加严格的注意。

特例期间内不可从事“正职工作”

只要在原在留期限届满前提交了变更申请，在结果公布前，申请人最多可获得2个月的“特例期间”，在此期间合法在日本停留。但是，在新的工作签证正式获批之前，绝对不能开始作为正职员工进行全职工作。

毕业后继续“兼职”原则上属于违法

“在签证下来之前，让他像以前一样继续做兼职（每周28小时以内）吧”——这种想法非常危险。留学生从学校毕业或退学后，由于失去了原本的活动目的（留学），其附属的“资格外活动许可”也会被解读为同时失效。毕业后在等待签证的空窗期内继续让其工作，将直接构成非法就劳。

4. 身处海外状态下的“远程办公”方案

如果因业务需要，无论如何都希望内定者从原定日期开始参与业务，可以采取“不入境日本，在母国（海外）滞留期间通过远程完成工作”的方式。

由于员工本人身处日本境外，日本的《入管法》（关于非法就劳的规定）并不适用。但在此情况下，不能直接沿用日本国内的“雇佣合同”，而是需要进行法律关系上的调整，例如暂时改签为针对海外个人的“业务委托合同”。由于这涉及到复杂的税务处理以及当地劳动法的适用边界，实施时必须进行极其慎重的制度设计。

5. 签证审查长期化时的应对姿态

出入国在留管理局的审查时间会根据申请时期（如春季繁忙期）以及是否需要补交材料而大幅波动，耗时2至3个月以上的情况并不少见。向入管局进行过度催促并不会对审查带来正面影响。

企业应当采取的最稳妥姿态是：与内定者保持密切联系以消除其焦虑情绪，同时坚守“在签证获批前绝不让其接触业务”的法务底线。彻底贯彻合规管理，才是稳定、长期雇用外国人才的第一步。