日本工作簽證：外籍員工離職時的企業申報義務與合規實務流程

本文由在地日本人撰寫。

在僱用外籍員工的企業中，與入職時的簽證（在留資格）申請具有同等法務重要性的，便是「離職時的應對」。特別是持有「技術·人文知識·國際業務」等日本工作簽證的員工因個人原因離職時，企業方必須履行法律規定的嚴格申報義務。

本文將徹底解析企業容易忽視的向出入國在留管理局及Hello Work（公共職業安定所）的申報義務，怠慢該義務給企業帶來的嚴重法務風險，以及合規的離職辦理實務流程。

1. 企業必須承擔的「兩項申報義務」之真相

當外籍員工離職時，最容易混淆的便是「向入管局申報」與「向Hello Work申報」的區別。日本法律對此有如下規定：

原則：向Hello Work提交「外國人僱用狀況申報」

根據《勞動施策綜合推進法》，所有僱主在外籍員工離職時，均有義務向Hello Work提交「外國人僱用狀況申報」。若員工加入了僱用保險，必須在「離職次日起的10日內」提交；若未加入，則必須在「離職當月次月的最後一天」前提交。

【重要】 如果企業依法向Hello Work完成了該申報，那麼根據入管法第19條之17的規定，無須再向出入國在留管理局提交「關於接收機構的申報」（將被視為已完成申報）。

例外：需要直接向入管局申報的情況

如果出於某種原因未向Hello Work進行申報，或是因不適用僱用保險導致手續延遲，企業方必須在離職日起「14日內」，直接向出入國在留管理局提交「關於所屬機構的申報」。請透過線上（出入國在留管理局電子申報系統）或郵寄方式迅速完成辦理。

2. 怠慢申報義務給企業帶來的處罰

如果像對待本國兼職人員那樣對離職手續置之不理，或進行虛假申報，企業方不僅面臨法律制裁，還可能遭受直接影響未來業務發展的嚴重處罰。

• 適用罰金刑： 未向Hello Work提交「外國人僱用狀況申報」或進行虛假申報的，可能會被處以30萬日圓以下的罰金。
• 助長非法就勞的風險： 放任不管、不掌握離職外籍人員的去向，可能導致該人才在簽證到期前非法滯留或非法工作，進而令企業的管理體制本身受到追責。
• 未來外籍人員招募審查惡化（黑名單化）： 未履行申報義務的企業，將被入國管理局視為「無法對外籍人才進行妥善勞務管理的不合格機構」。今後，當企業試圖錄用新的外籍人員並申請COE（在留資格認定證明書）時，將受到極度不利的對待，拒簽風險會大幅飆升。

3. 離職實務中的絕對禁忌與必需文件

在此整理外籍員工離職實務中，企業絕對不能觸碰的紅線以及應當開具的文件。

【絕對禁止】扣留（沒收）在留卡或護照

極少數企業會以「公司是簽證擔保人」為由，在員工離職時強行要求上交在留卡或護照。這是違反入管法等相關法律的嚴重犯罪行為。外籍人員有隨身攜帶在留卡的法定義務，因此在離職後由本人繼續保管是絕對的規則。

為不阻礙跳槽應發放的文件

離職的外籍人員要在下一家企業合法辦理工作簽證的「所屬機構變更」或「續簽」，來自前僱主的客觀證明文件是必不可少的。離職時，請務必迅速向本人發放以下文件：

• 離職證明書（離職票）
• 源泉徵收票（稅務扣繳憑證，在下一次簽證續簽或變更審查中為必需文件）

4. 對離職外籍員工「本人」的法務指導

除了企業的相關手續外，離職的外籍員工本人也承擔著法定義務。作為完善勞務管理的一環，強烈建議在離職面談時對以下兩點進行指導，並以書面等形式確切傳達。

• 本人的「14日內申報」義務： 即使企業方已向Hello Work申報，外籍員工本人仍有義務在離職後14天內，自行向出入國在留管理局提交「關於所屬機構的申報（離職）」。
• 「3個月內重新就職」規則： 持有工作簽證離職後，若無正當理由且超過3個月處於無業狀態，簽證將成為被取消的對象。督促其盡快找到下一份工作，是防範不必要糾紛的防波堤。

外籍員工的離職手續絕不僅僅是公司內部的人事勞務處理，更與國家的出入境管理行政直接掛鉤。徹底貫徹合規操作，進行準確的申報與文件發放，才是提升企業法務安全性的唯一途徑。