本文由在地日本人撰寫。
對於成功向居住在海外的優秀外籍人才發放內定（Job Offer）的企業而言，接下來面臨的最大難關便是「COE（在留資格認定證明書：Certificate of Eligibility）」的取得手續。
如果抱有「既然已經發了內定，接下來本人自己辦簽證來日本就行了」的想法而將申請完全推給本人，或者企業方初期行動遲緩，不僅會導致無法趕上預定的入職時間，最壞的情況下甚至面臨招募本身化為泡影的風險。本文將徹底解析在發放內定後，企業方應主導開展的計畫性準備流程，以及為規避法務陷阱而必須採取的實務步驟。
1. 從取得COE到入境日本的「整體時間表」
從海外招募人才時，需要經過以下流程：在日本的出入國在留管理局取得COE、將其發送給海外的本人、本人在當地的日本大使館或領事館申請並獲發簽證（査證）。從內定到正式入職，至少需要預留約3至4個月的時間週期。
- ① 收集文件與準備申請（約2週）： 企業方與內定者共同收集必要文件並製作申請書。
- ② 入管局的COE審查（約1至3個月）： 審查週期會根據申請時期及企業規模產生大幅波動。若被要求提交補充資料，時間將進一步延長。
- ③ 發送COE及在當地申請簽證（約1至2週）： 將核發的COE（正本或電子版檔案）發送給本人，本人前往當地的日本大使館等機構獲取簽證。
- ④ 抵達日本與入職： 在機場的入境審查處出示簽證與COE，獲得上陸許可（工作簽證）並領取在留卡。
2. 最大的法務風險：「入職日」陷阱與僱用合約的簽訂方式
沒有預見到COE審查長期化風險的企業，最容易在僱用合約上的「入職日」問題上陷入糾紛。
【絕對禁止的合約範例】
在內定時簽訂僅記載了確切日期（如「4月1日入職」）的僱用合約。一旦COE未能如期核發，企業方將面臨陷入「債務違約」或「違反勞動合約」狀態的危險。
為防範此類風險，在與海外人才簽訂僱用合約或內定通知書時，法務上的鐵則是一定要加入以下「附生效條件（停止條件）」：
「本合約以勞動者獲得日本政府批准的可工作的在留資格（COE及簽證）並合法入境為生效條件。正式入職日期將在取得簽證後，由雙方協商決定。」
3. 決定審查成敗的分水嶺：「學歷與職務內容的一致性」核查
發放了內定並不意味著COE就一定能獲批。入管局審查的核心，是核實該外籍人員在大學等的「主修內容（學歷）」與企業安排其負責的「實際業務內容」在邏輯上是否一致。
企業必須在發放內定後（理想情況是在最終面試前），迅速向擬錄用者索要「大學成績單（履修科目一覽表）」，並客觀核對其與本公司分配職位的學術關聯性。如果關聯性較弱或預計判斷存在分歧，則必須撰寫詳盡的「僱用理由書」以說服入管局。
4. 根據企業的「類別」收集必備文件
原則上，COE申請由身在日本的企業方（所屬機構的職員等）作為代理人向出入國在留管理局提交。根據企業規模（類別1至4），需要提交的文件數量會有巨大差異。
類別1・2（上市企業及中大型企業）的情況
如果上一年度員工薪金所得的源泉徵收票等法定調書合計表上的預扣稅額在1000萬日圓以上，或者是上市企業等，由於企業的穩定性已得到認可，大部分文件可免於提交。主要只需準備「申請書」、「照片」及「成績單等（專門學校畢業的情況）」即可。
類別3・4（中小企業及新設企業）的情況
對於剛剛成立的企業，或法定調書合計表稅額在1000萬日圓以下的中小規模法人，必須全面準備以下文件：
- 企業方準備的文件： 上一年度的法定調書合計表（帶有受理印章的影本）、僱用合約、公司登記簿謄本、最近一期的決算報告影本、詳細記載業務內容的公司簡介、僱用理由書等。
- 從內定者處索要的文件： 大學畢業證書及成績單（正本）、詳細的個人履歷/職務經歷書、證件照（長4cm×寬3cm）、護照影本、證明日語能力的文件（如JLPT合格證等）。
※當提交用外語書寫的文件（證明書等）時，法律規定必須附上所有的「日文翻譯件」。
5. 絕對禁止：持短期滯在（旅遊簽證）提前入境
極少數企業在發現COE審查耗時過長、無法趕上入職日時，會採取「先讓他拿旅遊簽證（短期滯在）來日本，然後在使用旅遊簽證期間向入管局申請變更為工作簽證」的做法。原則上，日本入管法絕不認可此類行為。
從短期滯在變更為中長期在留資格，僅在「基於不得已的特殊情況」時才會被批准，單純的公司安排絕不屬於特殊情況。此外，若在持旅遊簽證入境的狀態下開展公司內部培訓等，將面臨被追究非法就勞的風險。請務必讓其在母國等待COE的核發，並透過正規手續取得簽證。
在從海外招募人才時，初期的拖延或資料缺失將給企業帶來巨大的機會損失。如果對文件的完整性或學歷與職務的一致性存有任何疑慮，請在簽訂僱用合約的階段，引入由精通入管業務的具備合格資質人員進行的客觀法務審計，並建構邏輯嚴密的流程以確保簽證順利獲批。