日本工作簽證：內定者COE趕不上入職日時的合規應對與實務流程

本文由在地日本人撰寫。

在錄用外國人時，受出入境在留管理局審查進度的影響，COE（在留資格認定證明書）的核發或在留資格的變更，有時會比預期耗費更多時間，導致無法趕上原定「入職日」的情況屢見不鮮。

面對這種突發狀況，如果企業因焦急而給出錯誤的指示，將直接導致非法就勞助長等嚴重的合規違規。本文將徹底解析當確認簽證延遲時，企業與內定者應當採取的合法應對流程及絕對不可觸碰的紅線。

1. 嚴厲禁止：持旅遊簽證提前入境或工作

從海外招募人才時，企業最容易犯的嚴重錯誤是：「先讓員工以旅遊簽證（短期滯在）入境，在公司展開內部培訓或協助部分工作」。

在工作簽證正式獲批並在入境時獲得上陸許可之前，法律嚴禁以任何形式在日本國內展開工作。即使以「無薪培訓」或「見習」為名目，只要實質上在公司指揮命令下從事了業務，被認定為非法就勞的風險就極高。最壞的情況下，不僅員工本人，企業方也會成為處罰對象（非法就勞助長罪）。在COE核發並取得合法身分前，絕不能讓其從事任何日本國內的業務。

2. 修改僱用合約的「入職日」並簽署備忘錄

一旦確認COE無法按時核發，實務上首先需要做的是「修正僱用合約中的入職日期」。

切勿放任「超過原定入職日卻無法開始工作」的狀態不管。企業應迅速與內定者簽署一份備忘錄（合意書），明確「入職日順延至取得工作簽證並實際入境日本之日（或許可核發之日）」。透過這項手續，企業可以規避因「未能履行勞動合約」而引發的糾紛，內定者也能安心等待簽證。同時，這也是向出入國在留管理局證明企業正在進行妥善勞務管理的有力證據。

3. 錄用日本國內留學生時的「隱形陷阱」

如果不是從海外招聘，而是將已經在日本的留學生從「留學簽證」申請變更為「工作簽證」，且在審查期間迎來了入職日（如4月1日），則需要更加嚴格的注意。

特例期間內不可從事「正職工作」

只要在原在留期限屆滿前提交了變更申請，在結果公布前，申請人最多可獲得2個月的「特例期間」，在此期間合法在日本停留。但是，在新的工作簽證正式獲批之前，絕對不能開始作為正職員工進行全職工作。

畢業後繼續「兼職」原則上屬於違法

「在簽證下來之前，讓他像以前一樣繼續做兼職（每週28小時以內）吧」——這種想法非常危險。留學生從學校畢業或退學後，由於失去了原本的活動目的（留學），其附屬的「資格外活動許可」也會被解讀為同時失效。畢業後在等待簽證的空窗期內繼續讓其工作，將直接構成非法就勞。

4. 身處海外狀態下的「遠距辦公」方案

如果因業務需要，無論如何都希望內定者從原定日期開始參與業務，可以採取「不入境日本，在母國（海外）滯留期間透過遠距完成工作」的方式。

由於員工本人身處日本境外，日本的《入管法》（關於非法就勞的規定）並不適用。但在這種情況下，不能直接沿用日本國內的「僱用合約」，而是需要進行法律關係上的調整，例如暫時改簽為針對海外個人的「業務委託合約」。由於這涉及到複雜的稅務處理以及當地勞動法的適用邊界，實施時必須進行極其慎重的制度設計。

5. 簽證審查長期化時的應對姿態

出入國在留管理局的審查時間會根據申請時期（如春季繁忙期）以及是否需要補交材料而大幅波動，耗時2至3個月以上的情況並不少見。向入管局進行過度催促並不會對審查帶來正面影響。

企業應當採取的最穩妥姿態是：與內定者保持密切聯繫以消除其焦慮情緒，同時堅守「在簽證獲批前絕不讓其接觸業務」的法務底線。徹底貫徹合規管理，才是穩定、長期僱用外國人才的第一步。